NEXKO ist mein eigenes Produkt: eine Anwendung, die Nebenkostenabrechnungen für Vermieter und Hausverwaltungen erstellt. Sie ist in der Beta und kostenlos nutzbar. Hier steht, warum ich damit angefangen habe und wo sie noch nicht fertig ist.
Die Arbeit liegt nicht im Rechnen
Eine Nebenkostenabrechnung ist eine überschaubare Rechnung: Kosten erfassen, nach Schlüsseln verteilen, ausdrucken. Das Rechnen ist nicht das Problem. Das Problem ist das Zusammensuchen — Zählerstände, Abrechnungen der Versorger, die Verteilerschlüssel, die vor zwei Jahren vereinbart wurden, der Mieterwechsel im April.
Genau dort verbringen Verwaltungen ihre Zeit. Nicht im Rechnen, sondern im Nachschauen, ob eine Zahl vollständig ist, bevor gerechnet wird.
Warum die Heizkosten der heikle Teil sind
Heizkosten dürfen nicht einfach nach Wohnfläche verteilt werden. Es gibt einen verbrauchsunabhängigen Anteil, der auf die Fläche geht, und einen verbrauchsabhängigen, der an den Zählern hängt. Wie das Verhältnis liegt, ist gesetzlich vorgegeben, und es gibt Grenzen, innerhalb derer davon abgewichen werden darf.
Dazu kommt die Aufteilung der CO₂-Kosten: Wer wie viel davon trägt, hängt vom energetischen Zustand des Gebäudes ab. Ein falscher Schlüssel kostet Geld und hält im Streitfall nicht.
Beides lässt sich nicht als Formel in eine Zelle schreiben, weil der Anteil vom Einzelfall abhängt. NEXKO rechnet es in einem Schritt aus, den man vorher und nachher prüfen kann.
Vier Schritte
Der Ablauf besteht aus vier Teilen: Objekt und Mieter anlegen, Kosten erfassen, umlegen, versenden. Am Ende steht ein PDF nach DIN 5008, das sich versenden lässt. Jeder Schritt ist protokolliert, damit nachvollziehbar bleibt, welche Zahl wann entstanden ist.
Zwei Entscheidungen beim Bau sind mir wichtig:
- Getrennte Bereiche pro Verwaltung. Zwei Verwaltungen, die dasselbe Werkzeug nutzen, dürfen sich unter keinen Umständen gegenseitig Daten zeigen. Die Bereiche sind deshalb auf Datenbankebene getrennt, nicht nur in der Oberfläche.
- Das PDF entsteht im Browser. Die Rohdaten müssen dafür nicht an einen Dienst übertragen werden. Das war der ausschlaggebende Grund für diesen Aufbau.
Was der Auslöser war
Ich arbeite hauptberuflich mit Datenarchitekturen und habe gesehen, wie viel Zeit in solchen Abläufen in Tabellen verloren geht. Der übliche Weg ist eine Vorlage, die von Jahr zu Jahr weitergereicht wird, bis niemand mehr weiß, warum eine Zelle so formatiert ist. Das ist kein Vorwurf an die Verwaltungen: Für diese Aufgabe gibt es zu wenig brauchbare Software in einem Preisbereich, den kleine Verwaltungen zahlen.
Was noch fehlt
NEXKO ist in der Beta. Fertig ist der Ablauf von den Stammdaten bis zum PDF, die Heizkosten- und CO₂-Aufteilung und die getrennten Bereiche. Noch nicht fertig ist der Weg für größere Bestände — heute ist die Anwendung für Verwaltungen gebaut, die mit der Hand abzurechnen beginnen, nicht für tausend Einheiten.
In Arbeit ist eine Prüfung vor dem Versand, die auf fehlende Angaben hinweist und Positionen in normaler Sprache erklärt — der Schritt, an dem die meiste Zeit verloren geht. Bis das belastbar ist, bleibt die Beta kostenlos.
NEXKO läuft unter nexko.de. Wenn Sie einen Ablauf haben, den kein Fertigprodukt abbildet: schreiben Sie mir, dann schaue ich ihn mir an.